Rekisteri- ja tietosuojaseloste, Elämän Huoltamo Oy
Laatimispäivä: 21.2.2022
1. Rekisterinpitäjä, Y-tunnus ja yhteystiedot
Elämän Huoltamo Oy toimii asiakkuuksiin liittyvien henkilötietojen rekisterinpitäjänä.
Y-tunnus: 2912605-3
Osoite: Hämeenkatu 9 U krs 15110 LAHTI
Puhelin: 044 986 8267
Verkkosivut: www.elamanhuoltamo.fi
2. Yhteyshenkilö ja tietosuojavastaava
Tero Jääskeläinen
Hämeenkatu 9 U krs 15110 LAHTI
tero.jaaskelainen@elamanhuoltamo.fi
3. Rekisterin nimi
Asiakasrekisteri
4. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittely ja käyttötarkoitus perustuu asiakkaisiin liittyvien tarpeellisten tietojen käsittelyyn ja yrityksen palveluiden tuottamiseen. Henkilötietojen käsittely perustuu aina asiakkuus- tai sopimussuhteeseen ja rekisteröidyn suostumukseen. Asiakasrekisterin avulla hoidetaan Elämän Huoltamo Oy:n sopimus- ja lakisääteisiä velvoitteita, yhteydenpitoa, tiedottamista, markkinointia ja laskutusta. Asiakasrekisteri toimii tärkeänä osana myös Elämän Huoltamo Oy:n tietosuojatoiminnan kehittämistä.
Henkilötietojen käsittelyn periaatteita ohjaavat toimialakohtaisen lainsäädännön lisäksi EU:n tietosuoja-asetus ja kansallinen Tietosuojalaki 1050/2018.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin merkitään oleelliset tiedot kunkin asiakkaan palveluiden tuottamiseen tarvittavista riittävistä henkilötiedoista.
Rekisteröidystä tallennetaan tyypillisesti seuraavia tietoja palvelusta riippuen:
- nimi ja tarpeelliset yhteystiedot kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
- syntymäaika
- tiedot asiakkaalle tarjotusta palvelusta sekä sen laskuttamisesta
- rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn tai muun sopimussuhteen hoitamiseksi tarpeellisen tahon väliset viestit, kommentit ja aineistot, suostumukset, kiellot ja asiakaspalautteet
- tapaamisiin liittyvät tilastot
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin talletettavat tiedot muodostuvat asiakassuhteen aikana rekisteröidyltä itseltään saaduista tiedoista sekä mahdollisista kerättävistä perustietolomakkeista, taustoituslomakkeista tai muista asiakkaan taustatiedoista.
Rekisteröidyn oikeusturva huomioidaan toimimalla lakien ja asetusten mukaisesti, seuraamalla ajankohtaisia tietosuojatiedotteita mahdollisten lakimuutosten varalta ja huomioimalla toimintaan liittyvien eri lakien vaatimukset henkilötietojen käsittelyssä.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tiedon säilytysaika
Tietoja luovutetaan pyydettäessä asiakkaalle, jolla on oikeus häntä koskeviin asiakirjoihin. Henkilöllä on oikeus saada informaatiota siitä, mihin hänen tietojaan käytetään (EU tietosuoja-asetus 679/2016, 16-17 artikla).
Henkilötietojen elinkaari yrityksessä vaihtelee asiakkaan oman suostumuksen mukaisesti. Mikäli asiakas on ilmaissut suostumuksensa siihen, että häntä informoidaan myös tulevaisuudessa yrityksen palveluista, hänen tietonsa säilytetään asiakasrekisterissä.
Henkilötietojen osalta noudatetaan arkistointiin liittyvää lainsäädäntöä, joka koskee esimerkiksi kirjanpitoaineistoa (laskutus).
8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle. POIKKEUS: uutiskirjesovelluksemme Mailchimp tallentaa joitakin perustietoja, kuten sähköpostiosoitteen Yhdysvalloissa sijaitsevalle palvelimelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä ilmoittaa mahdollisista tietoturvaloukkauksista suoraan tietosuojavaltuutetulle ja niille asiakkaille, joita tietovuoto koskee voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti 72h kuluessa häiriötilanteen havaitsemisesta.
Elämän Huoltamo Oy:n tekniset, hallinnolliset ja fyysiset prosessit on pyritty suojaamaan siten, että henkilötiedot eivät vahingossa, laittomasti tai luvatta häviäisi. Samoin ulkopuolisten tietoihin pääsy, luovuttaminen, luvaton käyttö, muuttaminen tai tuhoaminen, on huomioitu esimerkiksi yrityksen riskiarvioinneissa, jossa on määritelty myös riittävä varautuminen ko. tietosuoja- ja tietoturvariskien osalta.
MANUAALINEN AINEISTO
Asiakkaaseen liittyvä manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa toimistossa ja arkistokaapissa. Aineisto tuhotaan, kun sen käsittelyyn ei ole enää laissa tarkoitettua perustetta tai kun asiakas on esimerkiksi käyttänyt oikeuttaan tulla unohdetuksi.
SÄHKÖINEN AINEISTO
Asiakkaaseen liittyvän sähköisen aineiston käsittely tapahtuu pääasiassa yrityksen lukittavissa toimistotiloissa tai työntekijöiden etätyöpisteissä ja jonkin verran liikkuvan työn yhteydessä. Henkilötietojen käsittely tapahtuu vakituisen henkilökunnan toimesta, joilla on käytössään henkilökohtaiset tunnukset sähköiseen asiakastietojärjestelmään.
Uusi työntekijä perehdytetään toimintaan ennen avainten, käyttäjätunnusten ja salasanojen luovuttamista. Työkoneilla on varmuuskopiointi. Tiedot kopioituvat automaattisesti. Salasanat vaihdetaan säännöllisesti.
Henkilötietojen käsittelyyn on oikeus niillä rekisterinpitäjän / henkilötietojen käsittelijän henkilökuntaan kuuluvilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtäviensä suorittamiseen. Rekisteritiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta teknisillä ratkaisuilla ja sovelluksilla. Rekisteritiedot varmuuskopioidaan säännöllisesti ja varmuuskopioitujen tietojen palauttamismahdollisuus varmistetaan.
Tietoturvaloukkaustilanteiden varalla yrityksen käytössä olevat tietokoneet on suojattu palomuurilla ja virustorjuntaohjelmilla.
10. Tarkastusoikeus
Jokaisella rekisterissä olevalla on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. (EU 2016/679:n 15. artikla).
Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriä ylläpitävään yhtiöön tämän tietosuojaselosteen kohdassa kaksi olevaan osoitteeseen. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan aina ennen tietojen antamista puhelimitse.
11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista ja poistamista
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia asiakasrekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista tai poistamista. (EU 2016/679:n 16. ja 17. artikla).
Tiedon korjaamispyynnöt osoitetaan kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriä ylläpitävään yhtiöön tämän tietosuojaselosteen kohdassa kaksi mainittuun osoitteeseen. Rekisteröidyn henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen korjaamista tai poistamista puhelimitse.
12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Henkilötietoja käsittelevä taho on Elämän Huoltamo Oy ja sen henkilöstö.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietonsa siirrettäväksi sähköisessä muodossa toiselle palveluntarjoajalle. Tällöin rekisteröity ilmoittaa sähköpostin johon tiedot voidaan siirtää.
Rekisteröidyllä on lainmukainen oikeus peruuttaa tai muuttaa henkilötietojen käsittelyyn antamansa suostumus.
Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten. Elämän Huoltamo Oy ei luovuta asiakastietoja kolmansille osapuolille.
Rekisteröidyn pyyntö, suostumuksen peruutus ja kielto osoitetaan rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle tämän tietosuojaselosteen kohdassa kaksi oleviin yhteystietoihin. Pyynnöt ja peruutukset tulee tehdä rekisteröidyn allekirjoituksella varustettuna kirjallisesti, tämä varmistetaan aina myös puhelimitse / sähköisesti ennen tietojen poistoa.
Asiakasrekisterin tietoja säilytetään toistaiseksi. Vanhaksi käynyt tieto poistetaan / päivitetään välittömästi. Asiakasrekisteristä tiedot poistetaan heti kun asiakassuhde on päättynyt ja siihen sisältyvät tehtävät, kuten laskutus on suoritettu.
Rekisterinpitäjä säilyttää muita rekisteröityjä henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti ja vain niin kauan, kuin niiden säilyttäminen on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa kuvattujen tarkoitusten toteuttamiseksi.
Tietoja voidaan säilyttää esimerkiksi kirjanpitolainsäädännöstä johtuen kyseisen lain säännösten mukaisesti myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä, vaatia tietojensa käsittelyn rajoittamisesta sekä tehdä valitus tietosuoja-asioiden valvontaviranomaiselle:
www.tietosuoja.fi. tai http://www.tietosuoja.fi/fi/index/materiaalia/lomakkeet/tarkastuspyyntojakorjaamisvaatimus.html